วันอังคารที่ 14 กันยายน พ.ศ. 2553

ฟังก์ชั่น VLOOKUP

ฟังก์ชั่น VLOOKUP ตัว V มาจากคำว่า Vertical คือการค้นหาตามแนวตั้ง จะมีฟังก์ชั่นอีกตัวคือ HLOOKUP ตัว H ย่อมาจากคำว่า Horizontal คือการค้นหาตามแนวนอน แต่คนส่วนใหญ่นิยมใช Vlookup มากกว่า เป็นฟังก์ชั่นที่มีประโยชน์ เรามาดดูตัวอย่างกันเลยดีกว่า

สำหรับการใช้งาน VLOOKUP จะมีเงื่อนไข ดังนี้

execlincell

สมติ มีรายการสินค้า ซึ่งมีรหัส รายการ จำนวนที่สั่งซื้อ และส่วนลด และต้องการหาว่า เมื่อซื้อสินค้าเท่านี้จะมีส่วนลดกี่เปอร์เซ็นต์ เมื่อตารางจำนวนที่สั่งซื้อ และส่วนลดเป็นดังนี้


จากช่วงที่กำหนด เราก็มาสร้างตารางกันเลย
  1. เรียกโปรแกรม Excel
  2. ป้อนข้อมูลดังนี้

  3. คลิกเซลล์ E3
  4. พิมพ์ =VLookup(D3,$G$3:$H$7,2)
  5. AutoFill มาที่เซลล์ E4:E12
  6. ทำการฟอร์แมตให้เป็นเปอร์เซ็นต์ จะได้ผลดังนี้

วันเสาร์ที่ 11 กันยายน พ.ศ. 2553

ฟังก์ชั่น TRANSPOSE

ในการทำงานบางครั้งเราไม่ได้วางแผน เวลาที่เราทำงานไปได้สักระยะ ต้องเพิ่มข้อมูล แต่ก็กลัวจะเกิดปัญหา พิมพ์ข้อมูลไปได้มากแล้ว  จะพิมพ์ใหม่ก็เสียเวลา วันนี้เราจะแนะนำวิธีดี ๆ ง่าย ๆไม่ยุ่งยาก เพื่อแก้ปัญหานี้

วิธีนั้นคือ ใช้ฟังก์ชั่น TRANSPOSE ที่มีมากับตัว excel นี่แหละ



วิธีการก็คือ
  1. ทำการคลุมดำ (ระบาย) เซลล์ B2:F8
  2. กด Ctrl + C เพื่อทำการก๊อปปี้
  3. คลิ๊กพื้นที่ที่ต้องการวาง
  4. คลิกเมนู Edit > Paste Specail
  5. คลิกเลือก Transpose
  6. คลิกเลือก OK

การสร้าง workbook ใหม่

เราสร้าง workbook ใหม่ โดยการเปิดโปรแกรม excel ขึ้นมา เมื่อเปิดขึ้นมาแล้วโปรแกรมจะสร้าง workbook ให้ชื่อว่า Book1 มีหน้าตาดังนี้


ประกอบด้วยส่วนต่าง ๆ คือ

  • Row ( แถว ) คือพื้นที่แถวแนวนอนจากบนลงล่าง ตั้งแต่แถวที่ 1 ไปจนถึงแถวที่ 65536 ชื่อของเถวคือหมายเลขที่แสดงที่หัวแถว

  • Column ( คอลัมน์ ) คือพื้นที่คอลัมน์แนวตั้งจากซ้ายไปขวา จากคอลัมน์ A ไปจนถึงคอลัมน์ IV จะมัทั้งหมด 256 คอลัมน์ ชื่อของคอลัมน์คือ ชื่อตัวอักษรที่อยู่บนหัวคอลัมน์ เช่น A, B, C,...

  • Cell ( เซล ) แต่ละเซลก้จะมีชื่อสำหรับใช้อ้างอิง ที่ใช้ตะแหน่งของแถวและคอลัมน์มาประกอบกันเป็นชื่อ เช่น เซลที่อยู่ตรงคอลัมน์ B แถวที่ 3 ก็จะเรียกว่าเซล B3 เซลที่กำลังเลือกหรือกำลังทำงาน เราเรียกเซลนั้นว่า Active cell


  • แถบเครื่องมือ Standard ( มาตรฐาน ) มีปุ่มเครื่องมือที่ใช้บ่อยๆ หรือเป็นการทำงานพื้นฐานของโปรแกรม เช่น ปุ่ม New , Open

  • แถบเครื่องมือ Formatting ( จัดรูปแบบ ) มีปุ่มเครื่องมือที่ใช้ในการจัดรูปแบบข้อมูลในเซล เช่น เลือกฟอนต์ ขนาด หรือลักษณะ, จัดข้อมูลชิดขวา ซ้าย และการใส่สีข้อความหรือพื้น ฯลฯ







หน้าตา Excel

ก่อนที่เราจะเรียนรู้การใช้งาน ฟังก์ชั่น หรือสูตรต่าง ๆ เรามารู้จักหน้าตาของ Excel กันก่อนดีกว่า
Excel จะประกอบด้วยส่วนต่าง ๆ ดังนี้

  • Title bar ( แถบชื่อเรื่อง) แสดงชื่อโปรแกรมและชื่อเวิร์กบุ๊คที่ใช้งานอยู่
  • Menu bar ( เมนูบาร์ ) แถบเมนูคำสั่งสำหรับงานต่างๆ
  • Tool bar ( ทูลบาร์ ) แถบเครื่องมือที่เป็นปุ่มคำสั่งที่ช่วยให้การทำงานเร็วขึ้น
  • Formula bar ( แถบสูตรคำนวณ ) เป็นบริเวณที่ใช้พิมพ์สูตร,ใส่ข้อมูล,แก้ไขข้อมูลและใช้แสดงสูตรหรือข้อมูลในเซลล์
  • Worksheet ( แผ่นงาน ) พื้นที่ทำงานที่เราใช้กรอกข้อมูลต่างๆลงไปจะมีลักษณะเป็นช่องตารางแต่ละช่องเรียกว่า เซล
  • Task pane ( ทาส์กเพน ) หน้าต่างที่เราใช้แสดงคำสั่งสำหรับการทำงานบางอย่าง เช่น สร้างเวิร์กบุ๊คใหม่ แทรกรูปคลิปอาร์ต เป็นต้น
  • Status bar ( แถบสถานะ ) แสดงสถานะการทำงาน เช่น การกด Numlock และแสดงผลรวมจากกลุ่มตัวเลขที่เลือก

รู้จัก Excel

ปัจจุบันคอมพิวเตอร์เข้ามามีบทบาทมากขึ้น จะเห็นได้ว่าไม่ว่าจะเป็นธุรกิจเล็ก กลางหรือใหญ่ หันมาใช้คอมพิวเตอร์มาช่วยในการทำงาน นอกจากจะช่วยให้ทำงานได้สะดวกมากขึ้นแล้ว ยังช่วยทำให้งานของเรามีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น และยังจช่วยลดขั้นตอนการทำงานและค่าใช้จ่ายในการซื้อกระกาษและหมึกพิมพ์อีกด้วย ที่เกริ่นมาเนิ่นนาน ก็เพื่อจะเอ่ยถึงโปรแกรมที่เชื่อว่าใครที่ใช้คอมพิวเตอร์ก็คงจะรู้จักกัน นั่นก็คือ Excel

Excel เป็นโปรแกรมหนึ่งในชุดของ Microsoft Office ซึ่งมีคุณสมบัติเด่นคือ เป็นกระดานคำนวณหรือSpreadsheet สามารถประยุกต์ใช้งานในด้านต่างๆได้หลายรูปแบบ เช่นใช้ทำตารางข้อมูลต่างๆ ใช้คำนวณตัวเลข ใช้จัดทำฐานข้อมูลและความสามารถในด้านต่างๆอีกมากมาย

Excel เป็นโปรแกรมประเภท สเปรดชีต (spreadsheet) หรือตารางคำนวณอิเล็กทรอนิกส์ที่ใช้เก็บบันทึกข้อมูลในลักษณะต่างๆ ซึ่งส่วนใหญ่มักเก็บข้อมูลประเภทการคำนวณ โดยจะเก็บข้อมูลลงในตารางสี่เหลี่ยมที่เรียกว่า เซล (Cell)ที่สามารถนำเอาเซลมาอ้างอิงใส่ในสูตร เพื่อให้โปรแกรมคำนวณหาผลลัพธ์จากข้อมูลที่บันทึกไว้ได้